• Главная
•  →
• 1С Вопрос-Ответ
•  →

Обследование бизнес-процессов предриятия

Наша методика автоматизации предполагает использование прежде всего типовых конфигураций, которые обеспечивают автоматизацию большинства операций управления и учета на большинстве предприятий. Поэтому работы по автоматизации мы начинаем с экспресс-обследования, которое позволяет сделать правильный выбор конфигурации 1С:Предприятия или комплекта конфигураций.

Детальное обследование необходимо в том случае, если по результам экспресс-обследования выясняется, что типовые конфигурации не обеспечивают приемлимую автоматизацию предприятия. По нашему опыту такая ситуация бывает достаточно редко. Обычно внедрение типовой конфигурации с небольшими доработками обеспечивает реализацию существующих требований управленческого персонала предприятия. Более того, зачастую возможности системы 1С:Предприятия используются не в полной мере. Во-первых, не используются технические возможности системы вести учет финансовых и материальных ресурсов предприятия в реальном времени, во-вторых, большое количество информации, накопленной в процессе эксплуатации, не используется для принятия управленческих решений. Управленцы используют иное привычное им программное обеспечение и источники информации, оставшиеся от старой системы управления. При этом значительная часть информации по движению ресурсов не попадет в систему в силу технических и организационных причин. В результате руководство предприятиярано или поздно сталкивается с тем, что оперативные данные разных отделов управления не совпадают по количественным и временным показателям. В этом случае и необходимо проведение детального обследования предприятия - работ по описанию действующей системы оперативного учета в той его части, которая не была учтена на предыдущем этапе автоматизации.

Обследование оперативного учета на предприятии – это первый этап в работах по автоматизации. Его цель - анализ существующей системы управления, рекомендации по ее совершенствованию или реорганизации, разработка первичных требований для будущей системы. Следующими этапами работ должны быть:
2. Составление Технического задания и проектирование.
3. Программирование и тестирование автоматизированного оперативного учета.
4. Внедрение и обучение персонала на компьютерах Заказчика.
5. Отладка системы в процессе эксплуатации.

Ниже для примера приведены выдержки из реального отчета о детальном обследовании оперативного учета сырья и материалов на заводе минеральных удобрений. Из текста убраны громоздкие таблицы и схемы.

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение 1
1. Цели и задачи обследования оперативного учета на предприятии 2
2. Терминология и методика работ 3
2.1. Терминология. 3
2.2. Методика работ. 4
3. Описание организационной и функциональной структуры подразделений оперативного учета. 5
3.1 Структурные подразделения и персонал. 5
3.2 Процессы и функции оперативного учета сырья и готовой продукции. 8
3.2.1. Перечень основных и обеспечивающих процессов и функций 9
3.2.2. Описание процессов и функций. 11
3.2.3. Распределение процессов/функций по структурным звеньям 17
3.3 Информационные потоки и документы. 25
3.3.1. Список документов 25
3.3.2. Распределение первичной информации по документам и отчетам 29
3.3.3. Распределение документов по структурным звеньям 44
4. Анализ существующей системы оперативного учета. 51
5. Первичные требования к будущей системе автоматизированного учета. 53
Приложения. 56
Приложение 1. Формы и реквизиты документов оперативного учета. 56

1. Цели и задачи обследования оперативного учета на предприятии
На предприятии заказчика в полном объеме автоматизирован бухгалтерский учет, в том числе бухгалтерский учет таких видов деятельности как производство продукции, ее реализация, закупка сырья и материалов. Однако руководство предприятия столкнулось с тем, что оперативные данные разных отделов о движении сырья, выпуске и отгрузке продукции не совпадают как по количеству, так и по времени. Прежде всего, это касается данных бухгалтерии и отделов, которые ведут оперативный учет – коммерческо-договорного, финансового, а также производственных и транспортного цехов.
Очевидно, что проблема заключается в том, что действующая автоматизированная система изначально была ориентирована на решение, прежде всего бухгалтерских задач – регламентированный учет и отчетность. Однако известно, что этот учет имеет периодический характер (ежемесячный, квартальный и т.д.), что накладывает свой отпечаток на оперативность поступления информации в систему учета. Кроме того, для бухгалтерского учета более важны данные из документов, завизированных ответственными лицами, чем реальные данные о движении ресурсов. Соответственно этому, автоматизация охватила не все рабочие места, на которых формируется или обрабатывается информация.
Таким образом, цели проводимых работ можно определить следующим образом:
1. Повышение точности и оперативности учета и управления движением сырья, материалов и готовой продукции.
Для достижения этой цели необходимо автоматизировать решение задач менеджеров и работников, непосредственно занимающихся производственной деятельностью, выпуском и реализацией готовой продукции, приемом и перемещением сырья, приемом заказов и контролем их исполнения.

2. Информационное обеспечение анализа и управления эффективностью работы предприятия.
Автоматизированная система должна быть ориентирована на решение задач руководителя предприятия и на управленцев, отвечающих за рентабельность бизнеса и его развитие. Для этого система должна обеспечить их актуальной информацией, необходимой для оценки ситуации и принятия решений. К таким задачам относятся бюджетирование, анализ рентабельности, анализ и прогнозирование сбыта и др. Если для решения этих задач используется иное программное обеспечение (не 1С), то автоматизированная система должна обеспечить передачу информации по требованию пользователя.
3. Оптимизация организационной и функциональной структуры управления снабжением сырьем и материалами, выпуска и реализации готовой продукции.
Автоматизированная система должна сократить объем рутинных операций и дублирование ввода данных, оптимизировать численный состав сотрудников, повысить исполнительскую дисциплину.

Для достижения этих целей необходимо было решить следующие задачи:
1. Описание действующей организационной и функциональной структуры предприятия в рамках поставленных целей.
2. Описание бизнес-процессов оперативного учета сырья и готовой продукции.
3. Описание документооборота и информационных потоков
4. Оценка состояния аппаратного обеспечения.
5. Определение первичных требований к будущей системе автоматизированного оперативного учета сырья и готовой продукции.
При решении указанных задач необходимо было максимально использовать уже действующую автоматизированную систему на основе 1С:Предприятия. Поэтому документы 1С фигурируют в описании наряду с прочими документами предприятия.

2. Терминология и методика работ
2.2. Методика работ.
Очевидно, что для достижения поставленных целей необходимо вносить изменения в действующую систему управления. При этом, с одной стороны, необходимо повысить эффективность максимальным образом, а с другой, всегда есть опасность сломать непродуманными решениями налаженные и устоявшиеся процессы. Поэтому наша методика состоит из следующих шагов.
1) Перед тем как начинать работу по реорганизации, необходимо описать существующие на предприятии бизнес-процессы «как есть». Описания должны затрагивать уровень, на котором видна конкретная работа сотрудников.
2) Оценивая оптимальность процессов, в первую очередь надо анализировать каждую часть бизнес-процесса, выполняемую конкретным исполнителем (далее мы будем называть ее функцией). Оценивая ее, надо проверять, к каким результатам приводит правильное выполнение, какие данные или материалы исполнитель получает в итоге, что он с ними делает, насколько оптимальны его действия, а также время работы и продолжительность выполнения процедуры.
3) Проанализировав каждую процедуру и определив ее явные недостатки, можно оценить оптимальность управления бизнес-процессом и оптимальность группы процессов. Результатами оценки оптимальности должны стать выявленные недостатки в процессе и/или группе процессов.
4) Затем надо разработать предложения по исправлению выявленных недостатков, перестроить модель процесса («как будет»), учитывая данные предложения, пересмотреть действия исполнителей и кандидатуры самих исполнителей (если это необходимо), а самое главное — улучшить средства труда. Улучшение средств труда заключается в усовершенствовании форм фиксации, хранения и первичной обработки данных, используемых при выполнении конкретной процедуры. В нашем случае предполагается создание автоматизированной системы оперативного учета, подключение к ней необходимых рабочих мест.
5) На завершающем шаге надо оценить возможные ухудшения от предлагаемых улучшений в других местах процесса, в том числе и возможное сопротивление сотрудников.
Работы проводились на территории заказчика в отделах и цехах на рабочих местах, на которых формируются или обрабатываются первичные документы. Для сбора данных использовались три способа их получения:
1. Устный опрос персонала заказчика по заранее подготовленному плану.
2. Анкетирование представителей заказчика.
3. Использование опросников.
Заполненные анкеты и опросники являются документами, подтверждающими предоставленную заказчиком информацию, и могут использоваться при дальнейшем общении сторон. Кроме того, такая методика позволяет значительно сэкономить время Исполнителя и, соответственно, уменьшить стоимость работ.
Ответы заполнены представителями предприятия Заказчика, непосредственно работающими с исходными и первичными документами и ответственными за организацию и контроль работы предприятия.
По результатам опроса и анкетирования составлены структурные схемы материальных и информационных потоков между структурными единицами, что является наглядным способом представления материалов. Под материальными потоками подразумевается движение материальных ценностей (товаров, материалов, готовой продукции и т. д.), под информационными потоками - движение информации в любом виде.
В процессе работ получены копии всех первичных документов предприятия заказчика, составлен график документооборота и построена его укрупненная модель.

3. Описание организационной и функциональной структуры подразделений оперативного учета.
3.1 Структурные подразделения и персонал.
Структурные подразделения , участвующие в процессах учета сырья и готовой продукции представлены на рисунке 1.
3.2 Процессы и функции оперативного учета сырья и готовой продукции.
На предприятии в рамках учета сырья и готовой продукции выделяются два основных бизнес-процесса: «Поставка и списание в производство сырья и материалов», «Выпуск и отгрузка НЗП и готовой продукции», а также три обеспечивающих и вспомогательных бизнес-процесса: «Услуги железной дороги», «Услуги транспортного цеха», «Ответственное хранение сырья и готовой продукции». Их иерархия и функциональный состав показан на рисунке 3.2.1.

3.3 Информационные потоки и документы.
Информация со сведениями о движении сырья и готовой продукции передается с помощью комплекта документов, а также по телефону. Передачу информации по телефону мы также считаем документом. Все документы можно разделить на первичные и вторичные. Первичные – это документы, в которых информация фиксируется впервые. К ним относятся, например, входящие накладные и платежные документы, отвесные, рапорта аппаратчиков и др. Ко вторичным относятся документы, которые заполняются данными из других документов. Это прежде всего аналитические таблицы (электронные таблицы) и отчеты. А также некоторые документы автоматизированной системы, которые далее называются «1С документы».

Всего в оперативном учете сырья и материалов используется 70 документов.
Прочие отделы управления предприятия используют информацию, полученную из отчетов указанных подразделений, и поэтому здесь не представлены.
Состав и структура документов представлены в разделе 3.3.1. В целом, документы содержат всю необходимую для учета информацию. Однако, очевидно, что форму и содержание документов, таблиц и отчетов разрабатывали сами исполнители на своем рабочем месте для решения своих локальных задач или задач своего подразделения. Особенно это касается документов ПМУ, где мы наблюдаем большое разнообразие форм документов, отражающих однотипные функции учета. В разных формах одни и те же реквизиты могут называться разными терминами.
Следует обратить внимание, что транспортный цех и ПМУ, в которых формируется большая часть первичных документов по сырью и продукции, не связаны с АСУ предприятия, не вносят в систему никаких данных.
3.3.1. Список документов
Здесь представлен список документов по местам формирования или основной обработки. Структура документов показана на рисунке 3.3.1. Еще раз напомним, что под термином «документ» мы понимаем первичные документы, в которых впервые для данной системы учета появляется некоторая информация. «Таблица» - это электронные таблицы, используемые для обработки первичной информации по усмотрению исполнителей. «Отчет» - это документы, которые формируются на основании обработки первичной информации, подписываются ответственными работниками и передаются в другие подразделения для информирования или дальнейшей обработки.
Особо выделяем документы, которые на данный момент заносятся в действующую систему 1С:Предприятие. В списке они начинаются с префикса «1С:». Эти документы являются документами бухгалтерского учета, однако формируются они на основании документов оперативного учета, что видно из распределения первичной информации по документам (3.3.2.) и по структурным звеньям (3.3.3.).
3.3.2. Распределение первичной информации по документам и отчетам
Распределение информации по документам показывает, какие данные используются при формировании документов, таблиц и отчетов. При создании информационной системы эти сведения должны использоваться для автоматического формирования одних документов на основании других.
3.3.3. Распределение документов по структурным звеньям
Распределение документов по структурным звеньям показывает движение информации между подразделениями, участвующими в оперативном учете сырья и материалов. Взаимодействие подразделений в системе оперативного учета является слабым звеном в структуре предприятия. Основной объем суточной оперативной информации формируется в Транспортном цехе (1.1.) и цехе ПМУ (1.2.). Эти подразделения расположены на значительном (более 1 километра) расстоянии от здания управления предприятия, т.е. от основных потребителей оперативной информации. Передача суточной информации осуществляется по телефону(!?). Кроме того, по телефону осуществляется и сбор некоторой информации в цехе ПМУ.
При создании автоматизированной системы эти сведения позволят избежать дублирования ввода информации.

4. Анализ существующей системы оперативного учета.
Итак, вся необходимая для оперативного управления предприятием информация имеется в первичных документах, заносится и анализируется различного рода журналы и таблицы и, в конечном итоге, попадает в управленческие отчеты и бухгалтерские документы. Однако путь, который проходит информация от входа в систему учета (первичные документы поставщиков, рапорта операторов производства) до выхода в верхние уровни управления весьма тернист. Следует отметить следующие недостатки действующей системы:
1. Отсутствие современных видов связи между подразделениями оперативного учета. Передача информации между структурными звеньями (исполнителями и подразделениями) осуществляется с помощью бумажных носителей и даже по телефону (и это в 21 веке). Такая передача данных приводит к тому, что информация неоднократно вносится разными исполнителями в систему учета, что безусловно приводит к разного рода неточностям и ошибкам. Особенно это касается передачи данных по телефону, которая не может гарантировать точность переданной и услышанной информации.
2. Недостаточная компьютеризация рабочих мест. Многие первичные документы заполняются вручную, а затем вносятся в компьютеры уже другими исполнителями. На тех же рабочих местах, где есть персональные компьютеры, зачастую данные вводятся только для распечатки документов, а затем никак не используются или вообще удаляются из памяти компьютера.
3. Фактически отсутствуют стандарты на формы первичных документов и отчетов. Сходные по содержанию и назначению документы имеют самую разнообразную форму. Каждый исполнитель на своем рабочем месте творит в меру своего разумения. Отсутствуют не только стандартизированные формы документов, но и утвержденная терминология. Одним и тем же реквизитам в разных документах могут даваться разные определения.
4. Наконец, как следствие перечисленных недостатков:
- у исполнителей отсутствует оперативная обратная связь. О своих ошибках они узнают много времени спустя. А потребители оперативной информации не в состоянии контролировать ее точность пока не будет получена вся информация за определенный период (обычно это месяц);
- большие трудозатраты на ввод в систему одних и тех же данных и их обработку.
5. Нет связи между существующей системой оперативного учета и действующей автоматизированной системой. Анализ распределения первичной информации (раздел 3.3.2.) свидетельствует, что многие «бухгалтерские» документы формируются по данным оперативного учета:

5. Первичные требования к будущей системе автоматизированного учета.
Автоматизированная система оперативного учета должна обеспечить достижение поставленных целей (раздел 1). А кроме того, обеспечить следующие преимущества по сравнению с текущим состоянием системы обработки данных:
- однократный ввод первичных данных,
- «мгновенный» доступ к введенной информации всех заинтересованных пользователей,
- единообразие терминов, форм документов и отчетов, алгоритмов обработки данных,
- контроль достоверности данных, последовательности ввода документов.
Система должна следующим требованиям.
1. Необходимо автоматизировать оперативный учет следующих операций:
- прием и движение сырья и материалов по железной дороге и другими видами транспорта.
- выпуск и движение минеральных удобрений как НЗП и готовую продукцию,
- отгрузка готовой продукции по железной дороге и автотранспортом,
- учет услуг по ответственному хранению минеральных удобрений,
- учет услуг транспортного цеха прочим контрагентам,
- учет затрат на транспортировку сырья и готовой продукции.
2. Автоматизации подлежат подразделения и рабочие места, в которых формируются документы оперативного учета. Некоторые места уже имеют средства автоматизации, что облегчит подключение их к общей системе. В этом процессе должны участвовать следующие подразделения и рабочие места:
- Транспортный цех, все рабочие места, на которых формируются документы, отчеты, как минимум одно рабочее место старшего приема-сдатчика.
- цех ПМУ, как минимум одно рабочее место экономиста цеха. Вполне возможно обеспечить автоматический ввод аппаратных данных оприходования сырья и выпуска продукции;
- коммерческо-договорной отдел, все указанные выше рабочие места, как минимум 1 рабочее место,
- материальная и производственная бухгалтерия, одно рабочее место,
- остальные подразделения управления являются получателями первичной или обработанной информации, т.е. подключаются к системе по мере необходимости в получении отчетной информации.
3. Требования к документам.
Документы движения сырья и продукции должны быть общими для всех подразделений. В зависимости от особенностей движения могут различаться печатные формы этих документов.
Отчеты должны быть приведены к определенным стандартам. При этом мы рекомендуем использовать отчеты во внешние органы (государственные, фонды, статистику и т.п.). Для обработки информации в электронных таблицах собственной разработки данные должны браться из стандартных отчетов.
В таблице приведен перечень документов и отчетов для разработки в Техническом задании на систему.
4. Следует иметь ввиду следующие особенности будущей системы.
Система оперативного учета должна дополнять действующую систему на базе 1С:Предприятия. Т.е., все 1С:документы по сырью и ГП должны вводиться на основании 1С:документов или отчетов оперативного учета.
5. Технические требования к системе.
Технические средства должны позволить удаленным рабочим местам в Транспортном цехе и цехе ПМУ работать в реальном времени.