|
![]() |
|||||||||||||||||||||||||||||||||
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
Продукты фирмы "1С"Наши услуги |
Наш опытТехнология автоматизации финансово-хозяйственной деятельности предприятия на основе системы «1С:Предприятие» Этапы автоматизации
Затраты на автоматизацию финансово-хозяйственной деятельности предприятия зависят от масштабов этой деятельности, цели автоматизации и потребностей пользователей. Они складываются из затрат на программы, вычислительную технику и стоимости работ. Уровень затрат определяется выбором программы и конфигурации. Только после этого выбора можно точно сказать какая техника, и в каком количестве необходимы для оптимального функционирования всей системы.
Наиболее функционально полным средством автоматизации производственных предприятий является конфигурация системы 1С:Предприятия 8 "Управление производственным предприятием" (УПП). Поэтому она предлагается для средних и крупных предприятий. Ожидается, что наибольший эффект внедрение этой конфигурации может дать на предприятиях с численностью персонала до нескольких тысяч человек, имеющих десятки и сотни автоматизированных рабочих мест, а также в холдинговых и сетевых структурах.
Для предприятий с большим объемом документооборота необходимо автоматизировать дополнительные рабочие места. Для этого приобретаются пакеты лицензий - от 1 до 100 и более. Стоимость их колеблется от 1200 гривен за лицензию на одно рабочее место до 65 700 гривен за пакет на 100 рабочих мест. Таким образом, фирма 1С предлагает программные продукты для разных предприятий стоимостью от 810 до десятков и сотен тысяч гривен. Поэтому, чтобы сделать оптимальный выбор программ, необходимо предварительное обследование предприятия. В самом простом виде, такое обследование заключается в собеседовании с ответственными лицами предприятия-заказчика. При всем при этом программы 1С не предъявляют особых требований к вычислительной технике. Оптимальными можно считать средние на текущее время компьютеры. С учетом сетевого оборудования рабочее место на основе такого компьютера будет стоить порядка 600-700 долларов. Для предприятий с большим количеством рабочих мест требуется дополнительное обследование для определения мощности одного или нескольких серверов.
Срок автоматизации, как и стоимость, зависит от многих факторов. Наша методика позволяет уже через месяц , если пользователи успеют ввести все остатки и текущие документы, получить полную оборотно-сальдовую ведомость, баланс предприятия и многие другие отчеты. Т. е. будут автоматизированы 90-100 процентов учетных функций. Дальнейший процесс автоматизации будет регламентироваться требованиями и пожеланиями пользователей и может растянуться на несколько месяцев.
Методика внедрения автоматизированной системы Душин Юрий Павлович 1. Внедрение типовых конфигураций. 2. Дополнительная настройка системы. 3. Отладка системы в процессе эксплуатации. 5. Методика работы специалистов Исполнителя.
Создание и внедрение сложных компьютерных систем может занимать продолжительное время. Этот процесс зависит, прежде всего, от масштабов и сложности объектов автоматизации, поставленной цели и финансовых ресурсов автоматизации. Эти объективные факторы достаточно хорошо описываются и просчитываются. Но, кроме того, сроки и эффективность автоматизации во многом зависят от таких субъективных факторов как отлаженность действующей системы, квалификация и заинтересованность сотрудников – будущих пользователей системы, квалификация и опыт специалистов по автоматизации и др. Для учета всех этих факторов обычно проводится многоступенчатое проектирование - предпроектное исследование предприятия с детальным описанием организационной и функциональной структуры предприятия, бизнес-процессов и документооборота, составление технического задания, рабочее проектирование, детальное проектирование и т. д. Автоматизация по такому пути имеет свои плюсы, однако главный недостаток при этом – большие сроки и стоимость работ. Для новых предприятий, для предприятий в стадии коренной перестройки, т. е. не имеющих отлаженную стабильную систему учета, такая методика, вероятно, наиболее приемлема. Для предприятий с отлаженной системой учета, с квалифицированными, знающими систему документооборота кадрами есть более эффективные средства. В своей методике мы исходим из следующих положений: - на ранних стадиях проектирования, как бы ни были высоко квалифицированы сотрудники предприятия, их опрос будет грешить неточностями. В это время они еще не достаточно ясно представляют, что от них требуется в данный момент и, что они получат в результате; - как бы ни было велико предприятие, все равно оно в учете и управлении использует, в основном, типовые решения, регламентируемые нормативными документами, и, которые охватывают значительную (80-90, если не 100%) долю проводимых операций; - за исключением совсем уж специфических случаев, существуют аналогичные предприятия с уже внедренными автоматизированными системами. - типовые конфигурации системы «1С:Предприятие» охватывают эти самые 80-90, а то и 100, процентов операций. Все (!) известные нам случаи неудачного внедрения типовых конфигураций связаны с плохим знанием этих конфигураций внедренцами! Таким образом, нами апробирован и хорошо зарекомендовал себя следующий порядок автоматизации финансово-хозяйственной деятельности практически любых предприятий: 1. Внедрение типовых конфигураций «1С:Предприятия». 2. Настройка конфигураций программ на особенности предприятия (по результатам первого этапа). 3. Отладка системы в процессе эксплуатации (по необходимости). 4. Сопровождение системы на протяжении всего срока эксплуатации по договору или без договора.
1. Внедрение типовых конфигурацийСоздание автоматизированной системы на основе типовых конфигураций программ является наиболее эффективным способом решения задач автоматизации финансово-хозяйственной деятельности практически любых предприятий. Во-первых, типовые конфигурации являются уже готовыми к употреблению продуктами, позволяющим пользователям приступить к работе сразу после установки их на компьютеры и непродолжительного курса обучения. Во-вторых, в них реализованы наиболее общие функции учета и система документооборота, регламентированные нормативными документами (законами, постановлениями и инструкциями исполнительных государственных органов, налоговой инспекции, фондов и т. д.) и существующие практически на любом предприятии. По нашему опыту, типовые конфигурации даже на предприятиях со сложным учетом на 90 процентов удовлетворяют потребности даже крупных предприятий с достаточно сложным учетом. Значит, доработка программ будет касаться только специфических функций в объеме оставшихся 10, максимум 20 процентов от всех потребностей учета. Основным результатом внедрения типовых конфигураций будет реально работающая система пусть и не полностью удовлетворяющая потребностям пользователей. Теперь то пользователи смогут грамотно и точно сформулировать свои дополнительные требования, если таковые появятся. Итак, на первом этапе предлагается автоматизировать бухгалтерский и управленческий учет, расчет зарплаты и кадровый учет на основе типовой конфигурации программ. Причем автоматизируются сразу все участки учета, в т.ч. снабжение, производство, сбыт, не говоря уж об учете материалов, основных средств, банка, кассы и т. д. Для этого необходимо создать локальную сеть уже имеющихся компьютеров (для небольших предприятий достаточно одного компьютера), приобрести, если необходимо, дополнительные рабочие места, программное обеспечение и приступить к его освоению. Целью данного этапа является: 1. Ввод остатков, если таковые имеются. 2. Полная автоматизация основного документооборота. Исключение ручной выписки основных первичных документов и отчетов, если этому не препятствуют организационные проблемы, например, удаленность рабочих мест,. 3. Постановка компьютерного бухгалтерского и управленческого учета на предприятии: ревизия системы хозяйственных операций, бухгалтерских проводок, и отражение их в компьютерной системе; ревизия реального документооборота и отражение его в системе; автоматическое получение регламентированных отчетов; возможно, организационная перестройка. 4. Подготовка пользователей. 5. Документирование дополнительных требований пользователей к системе и определение объемов настройки программ, составление технического задания на доработку системы. Для обеспечения непрерывного оперативного учета и документооборота в начале этого этапа учет ведется в двух системах – в старой (обычным образом) и в новой (в 1С:Предприятии). Такая ситуация увеличивает нагрузку на сотрудников предприятия. Поэтому все усилия инструкторов Исполнителя и сотрудников предприятия в это время должны быть направлены на переход к выписке всех текущих первичных документов по учету материальных и финансовых документов в автоматизированной системе. В этот же период может производиться корректировка экранных и печатных форм документов, что обеспечит преемственность систем учета. Одновременно должен происходить ввод и корректировка (если необходимо) остатков, перенесенных программным путем из «старых» систем учета на дату начала автоматизированного учета, а также ввод первичных документов «задним числом» периода от этой даты до текущей. Продолжительность этапа 1 – 2 месяца. Продолжительность этого этапа зависит, прежде всего, от количества объектов учета (товарно-материальных ценностей, основных средств, контрагентов, складов и т. д.) и скорости ввода остатков в базу данных. Если на предприятии хоть как-то велся учет на компьютере, то существенно ускорит работу автоматизированный перенос данных, для чего обычно средствами 1С:Предприятия создается специальная программа. Кроме того, мы рекомендуем начинать автоматизацию учета с ревизии всех объектов учета. Стоимость работ первого этапа. Стоимость работ в 2010 году при работе по договору определяется из расчета 160 гривен за час работы специалистов Исполнителя. Объем работ зависит от количества рабочих мест и составляет от 5 до 20 часов на рабочее место. Более подробно этот вопрос рассматривается непосредственно на месте работ. 2. Дополнительная настройка системыНа втором этапе предполагается дополнительная настройка системы по требованиям пользователей, сформированным на первом этапе. К концу первого этапа пользователи уже должны овладеть средствами программы в достаточной мере, чтобы принять решение о полном переходе на новую систему учета. Теперь они точно могут сформулировать дополнительные требования к типовой конфигурации. Их может и не быть, если возможности типовой конфигурации удовлетворяют требованиям Заказчика. Кроме того, доработка системы обычно начинается еще во время первого этапа и продолжается на протяжении всего дальнейшего внедрения. Обычно она состоит из следующих видов работ: - доработка типовых документов, - дополнительные документы и отчеты пользователей, полное исключение ручной работы по выписке всех первичных документов и составлению отчетов, - подключение к системе менеджеров и руководителей предприятия, - администрирование системы (определение прав доступа, создание пользовательских интерфейсов). Производится сдача системы в эксплуатацию. Если необходимо, проводится дополнительная подготовка пользователей и создание инструкций пользователей. Продолжительность этапа – 1-3 месяца. Стоимость работ определяется также как и на первом этапе. На крупных предприятиях этот этап может быть самым сложным, трудоемким и, соответственно, дорогостоящим. 3. Отладка системы в процессе эксплуатацииНа третьем этапе предлагается отладка системы в процессе эксплуатации. Этот этап необходим на предприятиях со сложной организационной и функциональной структурой, когда учесть все нюансы можно только на протяжении некоторого времени эксплуатации системы, когда будут завершены несколько отчетных периодов разного уровня. Пользователи самостоятельно ведут учет в автоматизированном режиме, документируют ошибки программирования, логические ошибки, свои пожелания и требования. Исполнитель оперативно устраняет неполадки в системе и реализует пожелания и требования. На этом этапе основную роль играет дистанционное обслуживание системы. Особенно это касается удаленных предприятий. Кроме «горячей линии», пользователи могут присылать своему инструктору по электронной почте базу данных с перечнем вопросов или требований. Инструктор на своем рабочем месте проводит анализ ведения учета, и направляет письменный ответ пользователю с укзанием затраченного на анализ времени. Продолжительность этапа 2-3 месяца. Стоимость работ определяется также как и на предыдущих этапах. 4. Сопровождение системыДальнейшее сотрудничество Заказчика и Исполнителя состоит в техническом обслуживании информационной системы. Оно состоит из бесплатных услуг, определенных лицензионным соглашением фирмы «1С» - предоставление новых релизов программ, конфигураций и форм отчетности, «горячая» телефонная линия, - и платных договорных услуг, которые могут осуществляться по договору абонентского обслуживания и без договора. Стоимость работ по договору определяется из расчета 160 гривен за час работы специалистов Исполнителя. Месячный объем работ определяется самим пользователем системы и может составлять 4-20 часов в месяц, т.е. 640-3200 гривен в месяц. Кроме того, в договоре оговариваются обязанности исполнителя и заказчика, такие как срок прибытия специалистов по вызову заказчика, порядок расчетов, ответственность сторон и т. д. Сопровождение возможно без договора. В этом случае мы оказываем тот же набор услуг (консультации, настройка по требованиям пользователей), однако условия оговариваются каждый раз. Стоимость таких работ определяется текущим прайс-листом. Системы на основе комплексной поставки 1С:Предприятия получают обслуживание по технологии информационно-технологического сопровождения фирмы «1С» (ИТС), которая заключается в предоставлении пользователям ежемесячно выпускаемого лазерного диска ИТС: в течении года – бесплатно, а затем обязательная подписка на диск на 3, 6 или 12 месяцев. Диск ИТС для Украины можно отнести к одному из очень "толстых" изданий, посвященных вопросам бухгалтерского и налогового учета. Он содержит: · Технологическую информацию и материалы для пользователей · Актуальные типовые формы бухгалтерской отчетности для программ "1С" · Ответы линии консультаций на типовые вопросы пользователей. · Новые релизы (в пределах той же версии) компонент системы "1С:Предприятие". · Ежемесячно обновляемые списки сертифицированных партнеров, к которым фирма "1С" рекомендует обращаться. · Методики, консультации, руководства, практические рекомендации · Учебные и методические материалы по эксплуатации, настройке и конфигурированию системы. · Консультации по бухучету и налогообложению от бухгалтерского еженедельника "Дебет-Кредит". · Систему правовой поддержки, интегрированную с программами семейства "1С:Предприятие" Раздел правовой поддержки составляется Информационно-аналитическим центром "Лига", ежемесячно обновляется и содержит документы, необходимые в работе пользователям. Особое внимание уделяется удобству работы с информацией: интеграция правовой поддержки и программ семейства "1С:Предприятие" позволяет подобрать нормативные документы по тому счету или виду начисления зарплаты, с которым в данный момент работает бухгалтер. Подписчики ИТС получают дополнительные возможности по Интернет-обновлению программ. 5. Методика работы специалистов ИсполнителяСпециалисты Исполнителя выполняют следующие работы: 1) Общий инструктаж всех предполагаемых пользователей автоматизированной системы или одного из подразделений. При этом пользователи должны уяснить общие принципы работы системы, взаимодействие пользователей между собой и отражение результатов их работы в общих итогах. 2) Инструктаж на каждом рабочем месте – основной вид работы на протяжение всего периода внедрения системы. Под руководством инструкторов пользователи проводят заполнение справочников, ввод остатков и выполнение своей текущей работы - ввод первичных документов, контроль остатков, получение оперативной информации. Инструктор проводит занятия по 1-2 часа в день на каждом рабочем месте. Совместно с пользователем определяется объем необходимых работ и задание для самостоятельной работы. Согласовывается и назначается время последующей встречи. На следующем занятии инструктор проверяет выполненную работу, отвечает на вопросы, продолжает курс обучения и дает задание по корректировке введенных данных и вводу новых. Кроме того, контроль за действиями пользователей осуществляется путем передачи базы данных на компьютеры инструкторов средствами электронной почты.
3) Консультации пользователей по телефону. «Горячая линия» открывается с момента начала работ по договору и действует в рабочие дни с 9-00 до 18-00 часов. При обращении по телефону пользователь должен находиться перед экраном монитора и сообщать на линию свои действия. Инструктор, повторяя их на своем компьютере, сообщает пользователю о необходимых действиях. 4) В случае, если типовая конфигурация не позволяет решить какие-либо проблемы, - документация требований и пожеланий пользователей, постановка задачи программистам на доработку системы. Для передачи задания программистам оформляется документ «Заказ на выполнение работ». Программирование может осуществляться на территории Исполнителя.
5) Постановка компьютерного учета на предприятии: совместно с главными специалистами по учету проводят ревизию хозяйственных операций, состава бухгалтерских проводок и разрабатывают методику отражения их в системе средствами типовой конфигурации. В случае, если проблема требует дополнительного исследования нормативной базы, экспериментов в конфигурации оформляется документ «Заказ на выполнение работ» для работы специалистов Исполнителя на его территории. 6) Доработка системы под специфику предприятия. Осуществляется на протяжение всего периода действия договора по требованиям пользователей, которые фиксируются в инженерных журналах. Для их реализации составляются «Заказы на выполнение работ», а в случае значительных изменений, «Техническое задание на доработку системы», в которых фиксируются необходимые изменения в системе, сроки выполнения доработки и условия принятия работ. Эти документы утверждаются ответственными лицами Заказчика и Исполнителя. 7) Помощь специалистам Заказчика в планировании перехода на новую систему учета: определение сроков заполнения и корректировки справочников, ввода остатков, ввода документов прошлого периода. В случае сбоев системы в отсутствии специалистов Исполнителя и невозможности решить проблемы силами технических специалистов Заказчика, стороны договариваются о приемлемых сроках прибытия специалистов Исполнителя в течение одних-трех суток со времени первого обращения. |
|||||||||||||||||||||||||||||||||
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||